En général, les activités ni urgentes ni importantes et les activités urgentes et importantes ne posent pas de problème au manager. Tout son art dans la gestion de ses priorités consiste à ne pas faire passer à la trappe les activités importantes et non urgentes au profit des activités urgentes et non importantes.

Il y a deux catégories d’activités importantes et non urgentes :

• Celles que le manager finira par faire seulement quand elles deviendront urgentes (le rapport qu’il avait un mois pour écrire et qu’il commence seulement la veille de le rendre) ;
• Celles qu’il repoussera constamment et qu’il peut, s’il n’y prend garde, finir par ne jamais faire (la réflexion stratégique, le développement de ses collaborateurs, l’analyse de sa pratique, l’organisation de son service,…).

Le manager a deux manières de prendre du recul pour empêcher que l’important soit dilué dans l’urgent :

• Bloquer dans son agenda des moments individuels ou collectifs de réflexion, et s’y tenir ;
• Remettre en perspective les demandes qui lui sont faites de manière à prendre et à faire prendre de la hauteur à partir de l’agitation quotidienne.